El almacenamiento externo de documentos es una de las principales opciones para las empresas que han adoptado el régimen de trabajo remoto o híbrido en los últimos tiempos. El sistema de trabajo híbrido sigue siendo una tendencia próspera en el entorno laboral, incluso después del fin de la crisis humanitaria de 2020 que obligó al mundo corporativo a operar desde casa.
En Brasil, la 18ª edición del Índice de Confianza de Robert Half reporta que el 48 % de las empresas prefieren el modelo híbrido. En EE. UU., Global Workplace Analytics señala que el 56 % de los trabajadores ya operan bajo modelos híbridos o remotos —unos 75 millones de personas.
Chile muestra tendencias similares hacia modelos más flexibles de trabajo:
Una encuesta de Talana revela que el 77 % de las empresas chilenas que implementaron teletrabajo durante la pandemia ya han vuelto en alguna medida a la oficina, pero prefieren el modelo híbrido. Diario Financiero
Además, un 78 % de las empresas planea mantener algún grado de teletrabajo en el futuro. Diario Financiero
Según el estudio de Deel + Opinaia, el 49 % de los chilenos considera que la modalidad ideal de trabajo es la híbrida; un 26 % prefiere 100 % remoto, y solo un 25 % preferiría la presencial total. Portal Innova
En cuanto a cómo ven los trabajadores el teletrabajo, el 81 % de las personas está dispuesta a desempeñarse bajo esta modalidad, de acuerdo a un estudio público del Ministerio del Trabajo en colaboración con Cadem. Subtrab
En lo que respecta a exigencias de presencialidad dentro de los modelos híbridos, un reciente estudio de Robert Half en Chile encontró que de las empresas que ya adoptan lo híbrido, el 32 % pide ir a la oficina 4 días a la semana; un 24 % lo hace 3 días, otro 24 % lo hace 2 días, y un 20 % todavía no ha definido los días específicos.
Las organizaciones que apoyan esta tendencia mantienen a los empleados trabajando de forma remota mientras colaboran con sus colegas, gerentes y clientes de manera virtual. Aunque esto es beneficioso por varias razones, este sistema también presenta nuevos desafíos en cuanto a la gestión de datos confidenciales en múltiples ubicaciones. En respuesta, muchas empresas están recurriendo a soluciones que combinan gestión de registros digitales y servicios de almacenamiento externo de documentos. Estos pueden ofrecer a las empresas conveniencia, seguridad, eficiencia y ahorro de costos, al tiempo que aumentan la productividad.
El almacenamiento externo de documentos es más conveniente, económico y seguro que el almacenamiento local. Si actualmente almacenas los documentos de tu empresa en una sala o instalación local, tu equipo podría verse sobrecargado buscando archivos.
El almacenamiento externo de documentos es una opción viable a considerar si deseas subcontratar tareas internas para que tu equipo pueda centrarse en trabajos de mayor valor, generando más productividad y eficiencia dentro del equipo.
Cuando los documentos se almacenan localmente, la empresa necesita invertir en inmuebles costosos adicionales para albergarlos, además de pagar por el equipo que los gestiona y mantiene.
Además del costo de alquilar o poseer un edificio, las empresas también deben pagar por: servicios públicos – electricidad, calefacción, aire acondicionado, agua e internet; compra y mantenimiento de los sistemas necesarios para controlar el acceso a la información (servidores, seguridad informática y equipos de seguridad física como cámaras); sueldos del personal para mantener y monitorear los sistemas, y recursos para rastrear cuándo desechar esos registros. Esto hace que el almacenamiento externo de documentos sea una opción mucho más económica y conveniente.
El almacenamiento externo de documentos, tradicionalmente, ofrece más capas de seguridad que el almacenamiento local. El almacenamiento local puede ser un riesgo de seguridad por varias razones. En primer lugar, es susceptible a todo tipo de vulnerabilidades que pueden existir en cualquier edificio, como robos y desastres naturales.
En segundo lugar, necesitas contratar personal para supervisar la instalación y su contenido — y ese personal puede comprometer inadvertidamente la seguridad de tus documentos al no seguir las directrices de cumplimiento y los estándares de seguridad del sector (es decir, errores humanos).
En tercer lugar, las instalaciones externas suelen ser mucho más seguras que las instalaciones internas, porque cuentan con medidas de seguridad física adicionales, como acceso biométrico o con código de barras, cerraduras electrónicas y sensores de movimiento que son más difíciles de implementar en una instalación local.
La digitalización de documentos es una excelente manera de preservar la información y reducir los costos de almacenamiento de registros en papel. Digitalizar tus documentos permite organizarlos y gestionarlos mejor, además de hacerlos más seguros y compartibles para la colaboración.
Cuando digitalizas documentos con Access, por ejemplo, rastreamos quién tiene acceso a cada documento por ti, lo que facilita el control de permisos en diferentes niveles. Esto puede ayudar a mejorar la productividad, facilitando la colaboración entre empleados de todos los departamentos sin preocuparse por la seguridad, la privacidad o quién tiene acceso a qué tipo de información.
La digitalización de documentos es solo una de las muchas maneras en que tu organización puede beneficiarse de soluciones de almacenamiento y digitalización fuera del sitio. La digitalización y el almacenamiento externo de documentos ayudarán a que tu empresa sea más eficiente y eficaz, permitiéndole acelerar su crecimiento.
Ya sea que tengas una empresa pequeña, mediana o grande, la eliminación y destrucción de documentos es una parte importante de la gestión del ciclo de vida que muchos proveedores de almacenamiento externo de documentos ofrecen.
La fragmentación de documentos puede ayudar a tu organización a desechar documentos confidenciales de forma segura y económica, de acuerdo con las políticas de retención de tu empresa. También protege contra violaciones de datos y otras amenazas de seguridad que pueden causar daños a la reputación y pérdidas financieras. Además, la destrucción segura de documentos ayuda a garantizar el cumplimiento de leyes, normativas y políticas aplicables relacionadas con la eliminación de información confidencial.
Los días del trabajo remoto e híbrido han llegado para quedarse. Hoy en día, cada vez más empresas buscan formas de combinar su presencia física con sus recursos externos y ahorrar dinero desinvirtiendo o vendiendo inmuebles. Sin embargo, a menudo tienen dificultades para encontrar una solución que les permita hacerlo sin contratiempos. Al aprovechar la ayuda de una empresa de gestión documental externa, las organizaciones híbridas y remotas obtienen la capacidad de gestionar sus archivos de forma segura, conforme, rentable y eficiente.
Access ofrece soluciones de gestión documental que cubren todo el ciclo de vida del documento, incluyendo almacenamiento externo, digitalización de documentos, sala de correspondencia digital, gestión de retención de registros, gobernanza de la información, destrucción segura de documentos, y opera de acuerdo con la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada
Además, Access cuenta con tecnología de última generación para garantizar el mejor servicio del mercado y puede ayudarte con el almacenamiento externo de documentos. Visita el sitio web y ponte en contacto para más información.
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