La adopción de una solución de almacenamiento de documentos es crucial para garantizar el acceso a los datos en cualquier momento. En un mundo donde la información generada diariamente por las organizaciones es un activo valioso para los negocios, esta solución contribuye a organizar esos documentos, garantizando precisión, seguridad y disponibilidad siempre que sea necesario.
Almacenar todos estos documentos localmente es un desafío. Pueden sobrecargar rápidamente el espacio disponible, perderse fácilmente o deteriorarse con el tiempo.
Es aquí donde contratar un servicio de almacenamiento externo se convierte en una solución práctica y eficiente. La contratación de una solución de almacenamiento de documentos también proporciona a las empresas un nivel adicional de seguridad cibernética, además de contribuir a que las regulaciones y normas de privacidad estén siempre actualizadas, haciendo que el proceso de confiar estos documentos a otra empresa sea más confiable.
Aunque muchos de estos documentos no necesiten ser accedidos constantemente, contienen información importante para las empresas. Pueden ser contratos, registros históricos, estados financieros, documentos de empleados u otros datos críticos que deben conservarse para cumplir normas de conformidad o servir de referencia futura.
La solución de almacenamiento de documentos garantiza la preservación de esta información, sin importar si son registros en papel, microfilmes, documentos de gran formato o datos electrónicos, al mismo tiempo que asegura su acceso en el momento adecuado.
Una solución de gestión y almacenamiento de documentos garantiza que todos los sectores de una empresa sigan procesos estandarizados para crear, organizar, almacenar, compartir y preservar documentos en un entorno donde todo el ciclo de vida de los documentos siga las mismas etapas, independientemente del formato. Esto ofrece diversos beneficios:
Una solución de almacenamiento de documentos adecuada garantiza la conformidad. Los documentos en papel son digitalizados y conservados de acuerdo con las normativas y prácticas específicas del sector de la empresa. Esta información puede recuperarse rápidamente para satisfacer las necesidades de los empleados y demostrar procesos de conformidad. Access permite la rápida recuperación de estos documentos a través del portal FileBridge.
Un sistema eficiente de almacenamiento de documentos —ya sea mediante archivos, carpetas con documentos físicos o un sistema electrónico— reduce el riesgo de pérdida de información. Para ello, se crea una copia de seguridad electrónica que permite restaurar cualquier documento dañado, perdido o destruido por fallos del sistema u otros desastres. Los servidores de Access cuentan con certificados de seguridad que garantizan la transmisión cifrada de la información, y un sistema de almacenamiento de última generación replica automáticamente los datos en una unidad de contingencia equipada con UPS y generadores, asegurando la continuidad del procesamiento. En caso de siniestros, la información está almacenada en una ubicación externa.
Una solución eficaz de almacenamiento de documentos garantiza que la información pueda recuperarse rápidamente, asegurando que solo los usuarios autorizados tengan acceso. Un sistema moderno de almacenamiento permite un mayor control sobre los datos almacenados, buscados o modificados, proporcionando más consistencia al ciclo de vida del documento, por ejemplo, mediante etiquetas de identificación que aceleran la recuperación.
El intercambio y acceso a registros físicos es un proceso costoso e inseguro. Con un servicio de almacenamiento de documentos adecuado, esta información puede distribuirse electrónicamente con facilidad, garantizando acceso desde cualquier lugar y reforzando la seguridad al restringir el acceso solo a los usuarios que lo necesiten para su trabajo.
Las soluciones modernas de almacenamiento de documentos pueden integrarse fácilmente con varios aplicativos y sistemas empresariales. Por ejemplo, las facturas pueden intercambiarse entre marketing y finanzas, automatizando procesos de aprobación y firma. Además, la solución de almacenamiento digital de Access permite el uso de APIs para facilitar la integración con otras plataformas, como ERP y CRM, haciendo el servicio más flexible, seguro y fácil de usar.
El almacenamiento digital de documentos reduce drásticamente los costos relacionados con los sistemas basados en papel, ya que no existe la necesidad de mantener un espacio físico para los archivos.
FileBRIDGE ofrece una solución integral para el almacenamiento y gestión de documentos, permitiendo que los usuarios importen, clasifiquen, busquen y administren sus archivos digitales de forma segura y eficiente. Además, pueden añadir anotaciones, índices de texto, procesar documentos automáticamente y acceder a los documentos físicos digitalizados.
Más que un simple servicio de almacenamiento, FileBRIDGE es una plataforma completa de gestión documental electrónica, que proporciona seguridad (todo el tráfico de datos es cifrado), agilidad (acceso desde cualquier dispositivo conectado) y eficiencia operativa, facilitando a los usuarios solicitar servicios y acceder a su información en línea con total control, mejorando la productividad y la rapidez en los procesos internos.
La plataforma permite:
Solicitar recolección, retiro, digitalización, descarte y destrucción de documentos
Solicitar nuevas cajas y sellos para el envío de archivos
Visualizar el estado de las solicitudes en tiempo real
Indexar y clasificar archivos
Agrupar archivos por temas, como departamentos, procesos o centros de costo
Restringir y personalizar accesos de usuarios
Buscar y alimentar el sistema mediante carga manual o integración vía API
Validar reglas documentales
Acceder a paneles personalizados para un mayor control y trazabilidad de los procesos
El sistema de almacenamiento y gestión electrónica de documentos de Access Corp Panamá, a través de FileBRIDGE, garantiza máxima seguridad en el manejo de la información, facilita el intercambio eficiente entre equipos, mejora la entrega de proyectos y fortalece la gestión documental, cumpliendo con las normas y regulaciones de protección de datos y privacidad vigentes.
Con el servicio de almacenamiento de documentos de Access, la empresa no necesita preocuparse por inversiones en infraestructura física, hardware o servidores. Todos los datos, imágenes digitalizadas y archivos electrónicos se almacenan en un sistema de almacenamiento (Storage) y pueden ser accedidos a través del portal FileBridge. Contáctenos y conozca nuestras soluciones.
Share