O Covid-19, como la Organización Mundial de la Salud (OMS) llama al nuevo coronavirus, llevó a millones de personas en todo el planeta al aislamiento social. Mientras las personas intentan adaptarse a la nueva vida, también los negocios necesitan ajustarse. La dura realidad es que una extensión más prolongada de la cuarentena puede impactar las finanzas de las empresas y las economías. La pregunta es: ¿cómo mantener las operaciones o, al menos, parte de ellas en funcionamiento, mientras las personas hacen home office?
La respuesta es: con información. Todas las empresas, independientemente del sector en que actúan, dependen mucho de la comunicación y la accesibilidad. El flujo de información es crucial para gestionar con éxito cualquier tipo de relación, sea de naturaleza personal, profesional o incluso entre las marcas y sus consumidores.
Este aspecto del intercambio puede trabajarse muy bien de forma remota. Por ejemplo, diversos profesionales cuentan con la estructura necesaria para continuar cumpliendo sus tareas desde casa. Un dispositivo tecnológico adecuadamente protegido y conectado, con las licencias y permisos debidamente configurados, permite que los empleados mantengan, desde la comodidad de sus hogares, el mismo nivel de eficiencia verificado en la oficina. Aquí es importante destacar: al ejercer sus funciones en aislamiento, usted no solo mantiene la mente ocupada y se mantiene empleado; también garantiza que servicios y productos esenciales —y que el dinero para contratarlos o adquirirlos— sigan disponibles para todos.
Mucha gente ya hacía home office como regla antes del brote del Covid-19. Pero muchos otros no. ¿Qué debe considerar usted, que no está habituado a esta solución, para adaptar sus procesos?
Asegúrese de que toda la información necesaria para realizar su tarea esté a su alcance. Verifique que su equipo no solo tenga acceso a los archivos y documentos que necesitará, sino que también permita la sincronización de los dispositivos; es decir, confirme que los mismos datos que están en su estación de trabajo estén en el laptop o cualquier otro dispositivo que utilice. A veces, es necesaria la instalación de un software que haga esta correspondencia de datos. Así, usted consigue tener los insumos en todo momento, además de alimentar un backup redundante.
Si usted trabaja en un entorno que aún depende mucho del papel, las cosas se complican un poco. Ahora es un buen momento para considerar la digitalización bajo demanda o la tan mencionada transformación digital, especialmente si ambas ya están en su radar. Ambas convierten documentos físicos en imágenes, que pueden luego cargarse en un sistema de información. Quedan disponibles en todo momento, desde cualquier lugar.
La diferencia entre la digitalización bajo demanda y la transformación digital está en el momento en que se realiza el proceso. La primera se hace solo cuando se necesita y de inmediato. En la segunda, se digitaliza todo un conjunto de registros de manera anticipada, para que puedan ser accesados cuando surja la necesidad. Los precios varían, naturalmente.
Hacer home office también suscita cuestiones relacionadas con la seguridad de datos. Recuerde que los hackers también trabajan desde casa y, probablemente, harán “horas extra” en los próximos meses. Tenga en cuenta que una pandemia no le da pase libre respecto al cumplimiento de la GDPR, la CCPA y otras leyes de privacidad. De hecho, es lo contrario: las autoridades de la Unión Europea emitieron directrices oficiales y específicas para el período de crisis del Covid-19, abarcando una variedad de situaciones.
Si su empresa está asignando a trabajo remoto a profesionales que manejan información, no olvide incluir la seguridad adecuada en todos los dispositivos y lugares. Así como usted no dejaría documentos sobre su escritorio después del horario laboral, no los deje sobre la mesa del comedor.
Buena parte de los profesionales está familiarizada con las teleconferencias, tanto en video como en audio. Si usted tiene la costumbre de hacer solamente reuniones presenciales, ahora puede ser necesario migrar al universo virtual. Pero hay algunos puntos a destacar aquí:
– La mayoría de las personas tiene otros compromisos en la agenda, además de asistir a reuniones. Cuando usted no está en la misma oficina, puede sentirse tentado a programar muchas reuniones para acompañar el avance de todos. Pero, si no tiene cuidado, acabará atrapado en ellas todo el día y tendrá dificultad para realizar otras tareas.
– Invitar a 30 personas a una conferencia puede parecer eficiente, pero, a menos que la mayoría esté allí solo para escuchar, probablemente no sea una gran idea. Es un hecho: tener más de cuatro o cinco personas en una reunión significa que algunas no contribuirán activamente.
Listo. Esta es una receta para la transición. Ahora, si la situación actual persiste por meses, como parece que ocurrirá, migrar hacia procesos e infraestructuras remotos más eficientes y eficaces exigirá aún más capacidad —de usted, de su empleador y de la sociedad, en general.
Share