En la actualidad, la agilidad y la eficiencia son esenciales para que las empresas chilenas se mantengan competitivas. Sin embargo, muchas organizaciones en el país todavía enfrentan retos importantes debido al uso excesivo de papel y a la dependencia de procesos manuales. En oficinas tradicionales, se estima que cada empleado puede utilizar en promedio hasta 10.000 hojas de papel al año, y cerca del 25 % del tiempo laboral podría perderse en la búsqueda de documentos físicos mal archivados o extraviados.
Frente a este panorama, la digitalización de documentos se ha posicionado, en los últimos años, como una prioridad estratégica. En Chile, la transformación digital también ha tomado un rol protagónico, especialmente tras la pandemia, lo que ha llevado a un número creciente de empresas a incorporar soluciones tecnológicas para optimizar su gestión interna. Diversos estudios indican que la implementación de procesos digitales bien estructurados puede aumentar hasta en un 30 % la productividad operativa de las organizaciones, además de reducir costos, minimizar errores y hacer un uso más eficiente del espacio físico.
Es por eso que empresas de todos los tamaños y sectores están invirtiendo en la conversión de sus archivos físicos en archivos digitales, obteniendo beneficios tangibles en agilidad, eficiencia y seguridad de la información.
Digitalizar documentos significa convertir papeles y registros físicos en archivos digitales accesibles desde computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes. En la práctica, implica escanear los documentos y almacenarlos en formatos electrónicos, como PDF o imagen — muchas veces aplicando tecnologías de reconocimiento de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés, Optical Character Recognition) para hacer que el contenido sea buscable.
Pero la digitalización de documentos va más allá de simplemente crear copias digitales — se trata de repensar el flujo de información en la empresa. Un proceso de digitalización bien planificado incluye etapas como preparación y limpieza de los papeles, indexación y categorización de los archivos en un sistema de gestión electrónico, y definición de políticas de acceso y seguridad.
En otras palabras, no es solo pasar documentos por el escáner, sino integrar esos archivos al día a día operacional de forma inteligente. Invertir en la digitalización trae beneficios claros. Primero, se elimina la dependencia del papel: contratos, informes, facturas y expedientes dejan de ocupar espacio en armarios y salas de archivo, pasando a existir en formato digital. Eso libera áreas físicas en la oficina y reduce los gastos de almacenamiento tradicional. Además, se reduce drásticamente el riesgo de pérdida o daño de documentos importantes — a diferencia del archivo físico, que puede sufrir extravíos, incendios o deterioro, el archivo digital permite copias de seguridad automáticas y protocolos de seguridad avanzados.
Otro aspecto clave es el cumplimiento legal y regulatorio: al digitalizar y organizar los documentos, se facilita el cumplimiento de los requisitos de auditoría y de normativas como la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, así como la futura Ley de Protección de Datos Personales actualmente en tramitación. La digitalización permite localizar, acceder y controlar la información con mayor precisión y seguridad. De esta forma, la digitalización deja de ser solo una tendencia para convertirse en un imperativo estratégico, permitiendo que empresas de todos los sectores modernicen su gestión documental y se preparen de manera más efectiva para los retos de la transformación digital.
Uno de los mayores beneficios de la digitalización de documentos es el aumento inmediato en la agilidad de los procesos internos. Con documentos digitalizados y bien organizados, los equipos pueden encontrar información en segundos usando una búsqueda simple en el sistema, en lugar de pasar horas hojeando carpetas físicas.
De acuerdo con la consultoría McKinsey, la implementación de un sistema digital de gestión de archivos puede elevar la productividad hasta en un 30 %. Esto sucede porque tareas antes manuales y repetitivas se automatizan o simplifican — el tiempo dedicado a realizar tareas burocráticas disminuyó cerca de un 90 % en empresas que adoptaron flujos de trabajo digitales eficientes.
En la práctica, actividades como protocolizar documentos, obtener aprobaciones o compartir archivos se han vuelto mucho más rápidas. Esa agilidad repercute directamente en la productividad del equipo. Procesos que antes se prolongaban durante días, esperando que un documento físico llegara al escritorio de alguien, ahora se completan en minutos mediante una plataforma digital. La toma de decisiones también se vuelve más dinámica: los directivos pueden acceder a datos y documentos en tiempo real, desde cualquier lugar, lo cual es especialmente relevante en el contexto actual de trabajo remoto y distribuido.
Con la digitalización de documentos, los colaboradores en modalidad de home office o en sucursales distantes tienen el mismo acceso inmediato a la información que si estuvieran en la oficina central, favoreciendo la colaboración y la continuidad del negocio. Además, la reducción del uso de papel y de la necesidad de impresión no solo genera ahorro — menos gastos en insumos y mantenimiento de impresoras — sino que también elimina etapas intermedias que atrasaban la rutina, como despachar contratos por correo o esperar la disponibilidad de una copia física.
El resultado es un entorno de oficina más ágil y eficaz. La búsqueda de información se vuelve rápida y precisa, permitiendo responder a clientes y socios con mucha más velocidad. Estudios de caso muestran que departamentos enteros pueden redirigir horas antes perdidas en tareas administrativas hacia actividades de mayor valor estratégico. En suma, digitalizar documentos acelera los flujos de trabajo, disminuye el trabajo redundante por extravíos de papeles y aumenta la capacidad de cada empleado de producir más en menos tiempo. En términos operativos, la empresa gana velocidad sin comprometer la calidad o la seguridad de la información.
Tan importante como digitalizar es saber gestionar los documentos digitales de forma adecuada. De nada sirve transformar montones de papel en archivos electrónicos si no existe un sistema eficiente de organización, clasificación y acceso. Por eso, la gestión de documentos digitales es una pieza clave después de la digitalización. Esta gestión implica el uso de software o plataformas dedicadas, que almacenan todos los archivos en un repositorio central, con funciones de búsqueda avanzada, control de versiones y definición de permisos de acceso para distintos usuarios. En las empresas chilenas, el uso de herramientas digitales para la gestión documental es una realidad en crecimiento. Cada vez más organizaciones están adoptando software especializado para administrar sus documentos de forma eficiente y segura. Actualmente, una proporción significativa de empresas en el país ha iniciado su proceso de transformación digital en esta área, impulsadas por la necesidad de mejorar la productividad y el cumplimiento normativo. Access, por ejemplo, pone a disposición de sus clientes en Chile, una plataforma que centraliza, organiza y facilita el acceso a la documentación de manera ágil y segura.
Con estos sistemas, localizar un contrato específico o la ficha de un cliente se convierte en cuestión de segundos, aunque el archivo haya sido creado hace años. La indexación por palabras clave y metadatos permite encontrar información relevante sin depender de la memoria de dónde se guardó físicamente el documento. Además, la gestión digital asegura mayor control sobre el ciclo de vida de los documentos. Es posible definir plazos de retención, recibir alertas para el descarte seguro de documentos antiguos y garantizar que solo personas autorizadas vean datos confidenciales.
Otro beneficio clave es la trazabilidad: toda acción realizada sobre un documento digital —como su visualización, edición, compartición o eliminación— puede quedar registrada dentro del sistema. Esto brinda mayor transparencia y control, aspectos fundamentales para auditorías internas y para cumplir con normativas como la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, así como con los estándares que se proyectan en la nueva Ley de Protección de Datos Personales en trámite. De hecho, adaptarse a esta legislación se vuelve mucho más sencillo con una gestión documental eficiente, ya que permite a las empresas identificar, rastrear y proteger datos sensibles de manera organizada y conforme a la ley.
Durante muchos años, la custodia de documentos estuvo asociada a salas y galpones repletos de cajas archivadas, exigiendo logística compleja para almacenar y recuperar papeles. Hoy, ese concepto está sufriendo una transformación: la custodia digital de documentos surge como alternativa más ágil, segura y económica.
En la custodia digital, los archivos se mantienen en servidores seguros o en la nube, con copias de seguridad redundantes y sistemas de protección de datos. Esto significa que un documento importante no está sujeto a daños físicos ni al acceso no autorizado de personas no acreditadas rondando el archivo muerto — está protegido mediante cifrado, autenticación y controles de acceso digitales.
Desde el punto de vista operacional, el almacenamiento digital aporta muchos beneficios para la empresa. Costos que antes se destinaban a mantener depósitos llenos de cajas, o a pagar por el transporte de documentos entre sucursales y oficinas, se reducen prácticamente a cero. Un estudio señaló que la digitalización y el almacenamiento electrónico pueden reducir los gastos en documentación en aproximadamente un 40 %, incluyendo una disminución del 30 % en los costos de mantenimiento de impresoras y equipos relacionados. Además del ahorro, hay un beneficio de tiempo: solicitar un documento que se encuentra custodiado digitalmente toma cuestión de segundos, sin necesidad de traslado o espera.
Esto impacta directamente la agilidad para responder a clientes y la ejecución de procesos internos que dependen de archivos históricos. Otro aspecto relevante es la longevidad e integridad del acervo documental. Los documentos físicos están sujetos a degradación con el paso de los años; los archivos digitales, si se mantienen bien, preservan la integridad de la información indefinidamente.
Las empresas que adoptan la custodia digital logran conservar su historial documental accesible e intacto, lo que facilita consultas retroactivas, análisis históricos e incluso la protección legal en disputas, al tener fácil acceso a comprobantes antiguos. Cabe señalar que algunas leyes exigen conservar ciertos documentos durante varios años — tarea que se vuelve mucho más sencilla (y segura) cuando se realiza digitalmente, con copias de seguridad automáticas garantizando la preservación.
Por último, la custodia digital complementa la gestión documental al asegurar que incluso documentos que no necesitan estar en uso corriente estén disponibles cuando sea necesario, sin ocupar espacio ni requerir custodia física. Las empresas que combinan digitalización, gestión eficiente y custodia digital de documentos alcanzan un nivel superior de productividad y fiabilidad en la administración de sus archivos corporativos. Adoptar la digitalización de documentos ya no es opcional — es un paso esencial para toda organización que quiera mejorar su agilidad y productividad en la oficina.
Al convertir papeles en archivos electrónicos e implementar una gestión documental eficaz, las empresas ganan velocidad en los procesos, reducen costos y fortalecen la seguridad de la información. Se trata de una inversión que se recupera en forma de operaciones más eficientes, empleados más productivos y mayor capacidad de adaptación a los cambios del mercado.
Si su empresa desea beneficiarse al máximo de la digitalización de documentos y de una custodia documental segura, vale la pena conocer los servicios especializados de Access. Access ofrece soluciones completas en digitalización y custodia de documentos, ayudando a organizaciones de diversos sectores a optimizar su gestión documental. Póngase en contacto y descubra cómo impulsar la productividad y la eficiencia de su negocio mediante una estrategia moderna de gestión de la información.
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