La gestión del ciclo de vida de los datos e información es vital para la salud funcional de cualquier corporación. Desde la adquisición, retención, hasta la eliminación, todas las etapas del ciclo del cronograma de retención de datos requieren planificación y procesos operativos para garantizar organización y evitar posibles problemas legales para la empresa.
La función principal del cronograma de retención de datos es gestionar todo el ciclo de vida de los documentos digitales y físicos. Básicamente, el cronograma determina por cuánto tiempo la organización debe mantener los documentos de acuerdo con las regulaciones estatales, federales y de la industria, aplicables a su empresa.
Por eso, vamos a abordar cómo construir adecuadamente un cronograma de retención de datos moderno, seguro y que pueda ser fácilmente actualizado.
Un cronograma de retención de datos integral proporciona herramientas y servicios que facilitan cada etapa del ciclo de vida del documento. Además, ayudan a las empresas a establecer un proceso de organización que beneficia a todos los sectores que trabajan con archivos.
Otro punto importante es la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, vigente en Chile desde 1999 y complementada por la Ley Nº 21.096, que establece un marco más riguroso para la protección de datos personales. Esta legislación dispone que las empresas deben conservar la información únicamente por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fue recolectada; una vez cumplido ese plazo, los datos deben ser eliminados o anonimizados. En caso de incumplimiento, la empresa podría enfrentarse a sanciones administrativas y multas impuestas por la Agencia de Protección de Datos Personales, generando complicaciones legales y daños reputacionales para la organización. Con un cronograma de retención de datos, la información se administra de forma transparente y accesible conforme a la ley, además de alertar a la empresa sobre el período de validez de los documentos.
El primer paso es realizar investigaciones sobre la cantidad de datos y regulaciones que su empresa posee. Con esta información en mano, debe considerar las leyes y normas existentes, cuántos archivos están en conformidad con ellas y cuántos necesitan actualizaciones.
Aproveche las políticas relevantes de la organización, inventarios de registros y cronogramas de retención de datos. El mejor consejo es: para investigar su información, acceda al sitio web de su empresa. Nunca subestime lo que puede aprender en el sitio de la organización.
Las operaciones de BackOffice representarán alrededor del 80% de los grandes bloques de documentos y probablemente cubrirán la mayoría de los registros generados en su corporación. Por eso, este trabajo debe ejecutarse en las primeras sesiones del cronograma de retención de datos.
Después de crear las funciones de BackOffice más comunes, concéntrese en la creación del próximo conjunto de nuevas series de registros para archivos específicos de cada sector de la empresa.
Su equipo de proyectos debe analizar el primer borrador del cronograma de retención de datos, y luego, las secciones relevantes deben ser revisadas por los gestores de las áreas. Es importante destacar que todo este proceso es laborioso. En total, debe tomar alrededor de 12 a 16 semanas para investigar, estudiar e implementar en la corporación.
Crear o actualizar un cronograma de retención de datos no es una tarea sencilla. En 2025, los riesgos relacionados con la protección de datos son mayores que nunca, y los errores de incumplimiento pueden resultar extremadamente costosos. Las regulaciones de privacidad continúan aumentando tanto a nivel global como local; de hecho, según informes recientes, más del 70% de la población mundial estará protegida por alguna normativa de privacidad para este año.
En Chile, la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, junto con la Ley Nº 21.096 que estableció la Agencia de Protección de Datos Personales, exigen que las empresas revisen y actualicen regularmente sus políticas de retención para asegurar el cumplimiento normativo y la protección efectiva de los datos personales. En un contexto de cambios constantes, es fundamental mantener estas políticas actualizadas para evitar sanciones y preservar la confianza de los clientes.
Si su equipo enfrenta el desafío de adaptarse al ritmo acelerado de las nuevas regulaciones, existen herramientas especializadas que pueden ayudar a optimizar la gestión y actualización de sus políticas de privacidad y retención, con investigaciones legales continuamente actualizadas que cubren más de 220 jurisdicciones en todo el mundo, incluida Chile.
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