¿Su empresa tiene dificultades para gestionar el volumen y la complejidad de los registros digitales y físicos que necesita mantener? Para miles de empresas, la respuesta es sí. Pero existen muchos sistemas de gestión de registros electrónicos que pueden ayudar en este proceso.
De acuerdo con las leyes y normas de seguridad de la información, usted está obligado, por razones operativas y de cumplimiento, a almacenar registros de forma sistemática, accesible y conforme con estrictos estándares de seguridad y privacidad de la información. Pero la gestión manual de registros es costosa, obsoleta, ineficiente, lenta y propensa a errores, razón por la cual muchas empresas recurren a un sistema de gestión de registros electrónicos.
Un sistema de gestión de registros electrónicos ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos operativos y de cumplimiento con mayor facilidad y eficiencia, reduciendo el costo de la gestión manual de registros. Pero ¿cuál es el sistema de gestión de registros adecuado para su organización? Siga el blog.
Un sistema de gestión de registros electrónicos es una solución de software para gestionar el ciclo de vida de los registros, desde la creación, almacenamiento hasta la eliminación. Proporciona almacenamiento y acceso seguro mientras automatiza algunos de los aspectos más complejos de la gestión de registros conforme a la normativa, como cifrado, informes de cadena de custodia, búsquedas de documentos y destrucción segura de archivos.
Las empresas deben esperar que sus sistemas de gestión de registros electrónicos proporcionen un proceso sin fricciones para recopilar registros digitales y físicos. Esto incluye opciones para digitalizar documentos físicos de inmediato o según sea necesario, así como entregar copias impresas o digitales con plazos de entrega cortos. Además de almacenar documentos, un sistema de gestión de registros electrónicos también debe ofrecer interfaces web intuitivas para acceder, buscar y generar informes.
Muchas de las violaciones de datos más significativas ocurrieron porque los registros se almacenaron de forma insegura. Los datos confidenciales son valiosos para los delincuentes y ellos aprovecharán cualquier brecha de seguridad para acceder e infiltrarse en la información. Una brecha de seguridad puede ser tan simple como olvidar cerrar con llave un archivo que contiene registros médicos o tan compleja como configurar incorrectamente los permisos y el cifrado de acceso al almacenamiento en la nube.
Un sistema de gestión de registros electrónicos protege a los usuarios contra este tipo de errores. La solución elegida debe ofrecer este tipo de seguridad.
El almacenamiento seguro de información confidencial es solo un componente de un sistema integral de gestión de registros. Sus colaboradores también deben poder acceder a los registros de forma rápida y eficiente para facilitar las operaciones comerciales y cumplir con los requisitos de auditoría e informes. Además, el acceso debe estar estrictamente controlado mediante un sistema de gestión de identidad y acceso que permita a las organizaciones asignar permisos granulares a los usuarios autorizados.
Al evaluar los sistemas de gestión de registros electrónicos, asegúrese de que proporcionen una interfaz intuitiva con herramientas para buscar y añadir registros, solicitar la entrega de registros y generar informes.
Su empresa ya utiliza una variedad de soluciones para crear y gestionar documentos. No necesita migrar a un sistema completamente nuevo para implementar una gestión de registros conforme a la normativa. En su lugar, un sistema de gestión de registros debe adaptarse a sus procesos existentes. Por ejemplo, si utiliza Microsoft Office 365, pregunte a los proveedores si sus sistemas de gestión de registros electrónicos se integran con estas aplicaciones para ofrecer una gestión integral de registros como parte de sus procesos actuales.
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