Las grandes empresas aún enfrentan el desafío de acondicionar y almacenar documentos físicos, así como los riesgos inherentes a la forma inadecuada de realizar este proceso. La falta de organización y protección en los archivos conduce a pérdida de productividad: los colaboradores llegan a gastar hasta 2 horas diarias buscando documentos extraviados. Además, sin cuidados apropiados, existen riesgos de degradación del archivo (moho, desgaste del papel), incendios o inundaciones, y exposición indebida de datos confidenciales, lo que resulta en graves problemas operativos y legales.
El lugar de almacenamiento debe ser cuidadosamente elegido. El espacio necesita estar seco, bien ventilado, limpio y protegido contra plagas y fuego. Evite áreas húmedas, calientes, polvorientas o con luz solar directa, que aceleran el deterioro del papel. Estantes metálicos u otro material resistente, elevados del suelo, ayudan a prevenir daños por humedad y facilitan la limpieza.
Los documentos deben ser acondicionados en cajas de archivo o carpetas adecuadas, preferiblemente hechas con materiales neutros (libres de ácido) para no degradar el papel. También es importante no apretar demasiado los documentos; el espacio debe contenerlos sin arrugarlos o doblarlos, preservando su integridad física. La organización interna del archivo forma parte del buen acondicionamiento.
Se recomienda estandarizar la nominación y clasificación de documentos, agrupándolos por categorías lógicas (por ejemplo, por tipo, asunto, departamento o fecha). Cada caja o carpeta debe estar claramente etiquetada, indicando su contenido y, si es posible, el período de fechas y el plazo de retención de ese conjunto.
Esta estandarización facilita búsquedas futuras y reduce el tiempo para localizar un documento específico. En resumen, acondicionar bien significa garantizar que cada documento esté guardado de forma físicamente protegida e identificada, listo para su uso cuando sea necesario, evitando extravíos y daños materiales.
Almacenar documentos físicos requiere implementar medidas de seguridad y preservación en el ambiente de guarda. Es fundamental controlar las condiciones ambientales del archivo: temperatura estable y humedad moderada previenen moho, hongos y degradación del papel. Según recomendaciones técnicas de conservación, lo ideal es mantener la temperatura alrededor de 15–22 °C y humedad relativa entre 45–60%.
Variaciones bruscas en estos índices, o niveles muy altos de calor y humedad, favorecen infestaciones de insectos y microorganismos que dañan los documentos. Por ello, debe monitorearse regularmente la temperatura y humedad del lugar con instrumentos adecuados y, en archivos de gran tamaño o de largo plazo, considerar sistemas de climatización y deshumidificación para asegurar estabilidad ambiental. Ambientes controlados así preservan la legibilidad e integridad de los documentos a lo largo de los años.
La protección contra incendios y otros siniestros también es esencial. El espacio debe contar con sistemas de detección de humo y equipos de combate a incendios (extintores adecuados, rociadores o sistemas especiales para archivos) en pleno funcionamiento. Idealmente, archivos grandes cuentan con sistemas automáticos de supresión de fuego que no dañen el papel (como gases inertes), pero cualquier medida es mejor que ninguna.
Evite almacenar documentos cerca de materiales inflamables y mantenga rutas de evacuación libres. Contra inundaciones, los documentos nunca deben estar directamente en el suelo — utilice palets o estantes elevados — y es importante verificar riesgos de filtraciones en el lugar. Plagas y polvo representan otra amenaza: limpieza periódica del archivo, control de insectos y roedores, y evitar comer o beber en el ambiente previenen daños por agentes biológicos. Conforme a las orientaciones del Archivo Nacional de Chile y las buenas prácticas archivísticas internacionales, se deben promover programas de higiene documental, controlando el polvo y otros contaminantes mediante el uso de filtros adecuados y asegurando el cierre hermético de ventanas, con el fin de minimizar los factores que aceleran el deterioro de los documentos.
La seguridad de la información física requiere limitar y monitorear el acceso a los documentos. Se recomienda restringir la entrada al archivo solo a personal autorizado y mantener un control de retiro y devolución de documentos. Así se evita que información confidencial sea manipulada por personas no autorizadas o que archivos sean retirados sin registro, lo que puede conducir a extravíos o incluso robo de datos.
En muchas oficinas, archivos físicos quedan en salas o armarios accesibles a cualquiera, lo que aumenta el riesgo de acceso indebido. Lo ideal es que el área de archivos tenga cerradura de seguridad, registro de entradas y salidas, e incluso cámaras de vigilancia, según la sensibilidad del acervo.
Deben establecerse políticas internas de préstamo de documentos, exigiendo que cualquier retiro sea registrado con fecha, responsable y plazo previsto de devolución. Así se asegura la trazabilidad: se sabe quién manipuló cada documento y es posible identificar rápidamente si algo desaparece.
Incluso en ambientes corporativos comunes, se sabe que muchas oficinas no cuentan con control climático o prevención robusta a siniestros, exponiendo documentos importantes a riesgos de incendios, inundaciones o plagas. Por ello, invertir en buenas prácticas de acondicionamiento y seguridad física es esencial para evitar daños irreparables e interrupciones operativas causadas por pérdida de registros vitales.
Además de los riesgos operacionales, el almacenamiento de documentos físicos implica responsabilidades legales. Diversas leyes y normativas exigen que ciertos documentos se mantengan por períodos mínimos y con seguridad. Por ejemplo, obligaciones tributarias y laborales tienen plazos de conservación definidos en ley — muchas veces 5, 10 o hasta 30 años, según el tipo de documento.
La pérdida o eliminación prematura de contratos, facturas, expedientes médicos de empleados, etc., antes del plazo legal puede resultar en multas fuertes y sanciones a la empresa. Para cumplir con la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada en Chile, es fundamental implementar una política de retención documental alineada con la normativa vigente, clasificando los documentos según su tipo y definiendo plazos de conservación, así como métodos seguros de eliminación al término de su ciclo de vida.
Sin un control riguroso, se corre el riesgo de eliminar algo importante demasiado pronto o, inversamente, guardar datos más tiempo del necesario — lo que también puede infringir normas y desperdiciar espacio. La Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada se aplica tanto a los datos personales contenidos en formato digital como en soporte papel, exigiendo que las organizaciones resguarden adecuadamente toda información que permita identificar a una persona natural.
Esto significa que documentos físicos con datos de clientes, empleados o proveedores deben guardarse con medidas de seguridad apropiadas, bajo pena de responsabilidad por fugas o accesos no autorizados. Mantener archivos desprotegidos, sin control de acceso o registro de movimiento, representa un grave riesgo de incumplimiento.
Las sanciones por el mal manejo de datos personales no son menores: la Ley N.º 19.628 contempla multas significativas e incluso indemnizaciones por daños, especialmente cuando se expone información sensible. Un ejemplo ilustrativo ocurrió en Costa Rica en 2024, cuando un banco fue sancionado por desechar fichas de clientes en bolsas de basura, dejando expuestos datos personales. Este incidente generó un grave daño reputacional y derivó en acciones de la autoridad de protección de datos.
En el caso de Chile, un manejo indebido similar podría implicar no solo sanciones legales, sino también consecuencias institucionales y pérdida de confianza pública. Por ello, nunca deben eliminarse documentos que contengan información personal de forma inapropiada: es imprescindible establecer y seguir procedimientos de destrucción segura, como la trituración o destrucción certificada, una vez finalizado el plazo de retención documental.
En materia de normas técnicas, tanto los estándares internacionales ISO como las directrices del Archivo Nacional de Chile orientan las buenas prácticas en gestión y almacenamiento documental. La norma ISO 15489, reconocida y aplicada en Chile, establece principios fundamentales para la gestión de documentos durante todo su ciclo de vida — desde su creación, clasificación, archivo y acceso, hasta su protección y disposición final. La aplicación de esta norma permite estructurar políticas documentales coherentes y alineadas con requisitos legales y de cumplimiento.
Respecto a la preservación física, la norma ISO 11799 establece los requisitos para instalaciones de almacenamiento de documentos a largo plazo, incluyendo condiciones de construcción, ventilación y climatización necesarias para preservar adecuadamente los materiales.
A nivel nacional, el Archivo Nacional de Chile y otras entidades del Estado han emitido orientaciones y recomendaciones que abordan aspectos como el uso de materiales libres de ácido, control de humedad y temperatura, protección contra la luz, control de plagas y organización de espacios de archivo, todo ello enfocado en asegurar la conservación y longevidad de los documentos.
Adicionalmente, normas de seguridad de la información como la ISO/IEC 27001 — ampliamente utilizadas en Chile — exigen la implementación de controles físicos y ambientales en los espacios donde se almacenan datos sensibles, incluyendo archivos físicos y digitales, con el objetivo de mitigar riesgos de acceso no autorizado, pérdida o deterioro de la información.
Para consolidar, aquí algunas buenas prácticas esenciales en acondicionamiento y almacenamiento documental, para minimizar riesgos legales y operativos:
Lugar apropiado: mantenga archivos en ambientes secos, ventilados y limpios, lejos de humedad, calor excesivo y luz solar directa, protegiendo el papel de hongos, calor y rayos UV.
Materiales adecuados: use cajas y carpetas de calidad archivística, hechas de material resistente (preferiblemente papel alcalino o plástico neutro) para evitar corrosión o amarillamiento. Retire clips metálicos oxidados y use clips de plástico o inoxidable si es necesario.
Organización estandarizada: clasifique y etiquete claramente documentos por asunto, fecha y categoría para agilizar búsquedas y gestión documental.
Control de acceso: restrinja ingreso al archivo, registre movimientos y limite préstamos para evitar extravíos o accesos indebidos.
Monitoreo ambiental: controle temperatura y humedad del archivo, implementando climatización cuando sea necesario para prevenir daños.
Seguridad contra siniestros: instale detectores de humo, extintores y considere sistemas de supresión especiales para minimizar riesgos de incendio e inundación.
Destrucción segura: defina políticas para eliminar documentos con datos personales sólo mediante procesos certificados (triturado, incineración controlada), respetando los plazos legales.
Cumplimiento legal: conozca y respete los plazos legales para la conservación de cada tipo documental, asegurando su disposición final adecuada.
Acondicionar y almacenar documentos físicos correctamente no es sólo un asunto operacional, sino una obligación legal y estratégica. La inversión en infraestructura adecuada, políticas claras y controles de seguridad protege la empresa contra pérdidas, deterioros y responsabilidades legales.
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