Con el volumen de datos digitales que las empresas están acumulando actualmente, es muy fácil simplemente aumentar el volumen de almacenamiento de datos durante la operación, sin necesariamente verificar qué se está guardando. De hecho, muchas organizaciones hoy cuentan con un enorme volumen de datos almacenados, que aparentemente parecen tener importancia, pero es posible que una buena parte sea simplemente basura.
Este no es un problema aislado: muchas empresas cometen el mismo error de cálculo, pensando que comprar cada vez más espacio para almacenar esta cantidad de información resolverá sus problemas. Aunque esta estrategia puede realmente sortear temporalmente el problema, no aborda los mayores desafíos que las organizaciones enfrentan para manejar registros y gestión de información: determinar qué archivos conservar, por cuánto tiempo, cuáles pueden ser eliminados y cómo gestionar el cumplimiento en todos los niveles.
En el escenario digital en constante expansión, donde tecnologías digitales como la inteligencia artificial, el IoT y la computación en la nube están haciendo que los datos proliferen a tasas sin precedentes, las empresas deben descubrir cómo gestionar su información de manera eficaz, garantizando cumplimiento, calidad de la información, acceso, seguridad y eficiencia.
La adquisición y mantenimiento de espacio de almacenamiento adicional incurre en costos significativos, no solo en términos de hardware, sino también en relación con el mantenimiento, el consumo de energía y los potenciales riesgos de seguridad. Este gasto puede salirse rápidamente de control, especialmente cuando las empresas no implementan estrategias robustas de gestión de datos.
Además, almacenar grandes cantidades de datos sin una comprensión clara de qué debe retenerse por motivos de cumplimiento puede dejar el entorno organizacional aún más vulnerable a sanciones regulatorias.
La Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada en Chile establece directrices estrictas sobre la conservación de documentos y datos personales. Según esta ley, la información personal debe mantenerse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recopilada, salvo disposiciones legales específicas que determinen un plazo mayor.
Una vez cumplidos esos fines o el período estipulado por la ley, los datos deben ser eliminados, anonimizados o almacenados de forma segura para impedir el acceso no autorizado. La Ley N° 19.628 también enfatiza la importancia de que las empresas adopten políticas claras y transparentes de retención de datos, garantizando que los titulares de la información sean informados sobre los períodos de retención y los criterios utilizados para determinar los plazos necesarios para conservar dichos datos. El incumplimiento de estas directrices puede generar sanciones, incluyendo multas significativas para las organizaciones.
Otro problema que convierte este enorme volumen de datos en una verdadera “bomba de tiempo” es que más datos significan más puntos de entrada para amenazas cibernéticas. Sin medidas de seguridad adecuadas, como control de acceso por rol y autenticación multifactor, entre otras, las organizaciones corren el riesgo de sufrir violaciones y filtraciones de datos y acceso no autorizado, lo que puede poner en riesgo información confidencial y perjudicar su reputación y finanzas.
Las empresas deben implementar estructuras robustas que establezcan políticas y procedimientos claros sobre recolección, almacenamiento, retención y eliminación de datos para garantizar una gobernanza de datos eficaz. Desarrollar políticas integrales que definan cómo se maneja la información desde el momento en que se recopila hasta su eventual eliminación debe ser una prioridad para lograr una gestión adecuada de la cantidad de datos producidos y almacenados. Al fin y al cabo, priorizar la gobernanza de datos garantiza el cumplimiento con regulaciones y estándares relevantes, al tiempo que minimiza riesgos legales y financieros. Para ello:
Adoptar una clasificación de datos es esencial para gestionar la seguridad y accesibilidad de los datos según su importancia y sensibilidad. Las organizaciones deben definir estándares de clasificación y categorizar los datos en función de su importancia, sensibilidad y relevancia para las operaciones comerciales. La adopción de metadatos ha sido una práctica cada vez más común para facilitar la recuperación y gestión de la información.
Desarrollar un enfoque estructurado para gestionar el ciclo de vida de los datos, desde su creación hasta su eliminación, ayuda a estandarizar la operación. Defina períodos de retención para diferentes tipos de datos y establezca procedimientos para archivar o descartar de forma segura la información obsoleta. Al configurar protocolos seguros para eliminar datos que ya no son necesarios, se garantiza la privacidad de la información.
Aproveche tecnologías avanzadas de análisis y aprendizaje automático para obtener información sobre patrones de uso de datos, identificar información redundante u obsoleta y optimizar recursos de almacenamiento de forma eficaz. Emplear análisis predictivo para anticipar futuras necesidades de generación y almacenamiento de datos puede ayudar en la gestión proactiva de los datos.
Crear un entorno laboral consciente sobre los datos implica capacitar regularmente a los empleados sobre las mejores prácticas para el manejo de datos y protocolos de seguridad para mejorar la gestión de la información. Fomente la concienciación y responsabilidad de los empleados respecto a sus funciones en la gestión de datos. Implementar iniciativas que reconozcan y recompensen prácticas adecuadas de gestión de datos entre los equipos puede promover una cultura de responsabilidad sobre los datos.
La solución al enorme acumulado de datos no está solo en adquirir más espacio de almacenamiento, sino también en adoptar un enfoque integral para la gestión de datos. Al incorporar principios y prácticas sólidas de gestión de información, las empresas pueden navegar por las complejidades de la era digital con confianza y eficiencia.
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