Con la pandemia y la consecuente adopción del trabajo remoto, muchas empresas se vieron obligadas a ofrecer rápidamente acceso remoto a diversos documentos críticos para que los colaboradores pudieran cumplir con sus tareas de manera eficiente. Este escenario llevó a un movimiento acelerado hacia la digitalización y la gestión documental, acompañado de una gran preocupación por los requisitos operativos y legales involucrados en la reducción de los procesos basados en papel.
Pero, junto a un socio con experiencia en los requisitos de tu sector, la jornada de digitalización de documentos críticos es tranquila y presenta diversas ventajas. Veamos algunas de ellas:
Un colaborador dedica, en promedio, 1,8 horas por día buscando información. Más de 9 horas semanales. Esto significa que, por cada cinco personas contratadas, solo cuatro están realmente haciendo su trabajo. ¿Te imaginas recuperar ese tiempo? ¿Y si pudieras encontrar documentos en 30 segundos o menos? Piénsalo… Imagina tener todos los documentos críticos de tu negocio disponibles al alcance de tu mano. Ahora, imagina esos documentos en un entorno organizado y estructurado, optimizando y agilizando los procesos.
El segundo motivo aplica especialmente a las organizaciones distribuidas geográficamente. No creas que esto no se aplica a ti, ya que “distribuida geográficamente” puede significar diferentes estados, ciudades o incluso pisos de un mismo edificio.
Tomemos como ejemplo los documentos de Recursos Humanos. Normalmente, la contratación se realiza en cada una de las oficinas, mientras que la documentación se centraliza. Existen algunos desafíos en este proceso. El primero es la logística. ¿Cómo pasa la documentación del nuevo empleado del punto A al punto B? ¿Cómo accede el gerente de contratación a esos documentos? ¿Terminan guardando copias? ¿Cuántos intercambios son necesarios para garantizar que toda la documentación esté completa y correctamente llenada?
Los desafíos continúan con la movilidad de los empleados. Aquí un escenario: un empleado es promovido a un nuevo departamento. ¿Cómo fluye la documentación del exgerente al nuevo gerente? De la misma forma, si ese empleado se traslada entre oficinas, unidades de negocio o incluso regiones, ¿cómo obtiene el nuevo gerente acceso a su expediente? ¿O Recursos Humanos está creando varios archivos para la misma persona?
Necesitas una manera fácil y segura de compartir documentos con las personas internas que deben colaborar. También podrías necesitar compartir esos documentos con terceros, como el gobierno, auditores o abogados. El secreto está en compartirlos de manera segura. Una encuesta con profesionales de Recursos Humanos indicó que el 69% de los encuestados comparte documentos importantes con terceros al menos una vez por trimestre o más, y el 11% necesita compartir al menos una vez por semana. La encuesta también reveló que el 76% usa el correo electrónico como su principal método de envío y el 67% entrega copias físicas de los archivos.
Tu sistema de digitalización de documentos críticos debe permitir una auditoría completa de quién los vio y cuándo. Y debes poder restringir el acceso solo para visualización, de forma que no se creen ni se reenvíen copias adicionales, otorgando permisos únicamente a las personas que realmente necesitan acceder a los documentos críticos.
¿Puedes afirmar con seguridad que tienes control total sobre toda la información confidencial? ¿Estás seguro de que todo está actualizado? Lamentablemente, nuestros archivos no nos avisan cuando faltan documentos o cuando están vencidos. El momento en que necesitas un documento es el momento equivocado para descubrir que no lo tienes.
Con un flujo de trabajo sólido y controles de monitoreo, tu sistema de gestión documental debe revisar constantemente todos los archivos críticos, evaluando su integridad y detectando documentos vencidos o que requieren actualización.
Probablemente tengas una política de retención de registros. Según una investigación realizada con altos ejecutivos de TI en 500 empresas, la necesidad de un plan de retención formal está recibiendo más atención. Sin embargo, su adopción aún no es lo suficientemente amplia.
El problema para la mayoría de las organizaciones, según este estudio, radica en la implementación de la política de retención. Debido a los silos de información, los registros en papel y el uso del correo electrónico como principal método de intercambio de información, ¿qué tan seguro estás de que realmente estás implementando y cumpliendo con la política de retención de tu empresa?
Cada tipo de documento tiene un período de retención específico. En la mayoría de los casos, este período se activa por un evento: la desvinculación de un empleado, el vencimiento de un contrato o la fecha de pago de una factura, por ejemplo. Cuando los documentos están en papel, todos se guardan en una carpeta, y resulta totalmente impráctico monitorear constantemente cada archivo para eliminar los que deben destruirse. Con frecuencia, los archivos de empleados que dejaron la empresa o contratos de largo plazo se guardan en una caja y se envían al archivo muerto, donde nadie los consultará por mucho tiempo.
¿Entendiste por qué deberías invertir en una estrategia de digitalización de documentos críticos?
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