No existe un enfoque único cuando se trata del proceso de digitalización documental. Cada empresa tiene su propio tiempo y ritmo para integrar nuevos procesos, aún más cuando son complejos y requieren gran responsabilidad, como es el caso de la digitalización documental. Un paso en falso puede poner en riesgo información confidencial de clientes y colaboradores en riesgo.
En este artículo, compartimos algunas recomendaciones sobre cómo puedes elaborar un proyecto piloto y llevar la digitalización documental del papel a la práctica. Acompáñanos.
Una parte importante del proceso de digitalización documental es obtener una comprensión clara de la escala necesaria para la transformación. La realización de un piloto asegurará que tu camino a seguir sea estratégico, manejable y alineado con los objetivos comerciales dentro de los plazos que hayas definido para tu organización. Dentro del proyecto, también deberás definir si esta transición se realizará internamente o mediante un especialista en el tema.
Comienza con pasos pequeños. Puedes resolver problemas menores y estar en mejor posición para presentar oportunidades de optimización en los procesos internos, como ahorro de espacio físico, aumento de velocidad en la atención y respuesta a los clientes, así como mayor eficiencia y productividad del equipo. Todas estas mejoras pueden lograrse mediante la sustitución del papel por la digitalización documental.
Pide a tu equipo que registre el tiempo de preparación de los archivos en papel para la digitalización, incluyendo la remoción de clips, grapas, despliegue de hojas, reensamblado, etc. De esta forma, al comparar tiempos y costos internos frente a los costos del proveedor, obtendrás una comparación completa y exacta de tiempo/costo del equipo versus tiempo/costo del proveedor.
Actualmente, ¿tu organización cuenta con personal con las habilidades adecuadas para llevar a cabo la transición del papel a la digitalización documental? Los costos adicionales de posibles nuevos colaboradores deben incluirse en el proyecto piloto.
Observa la calidad de las imágenes de los archivos digitalizados. Asegúrate de conocer los estándares mínimos, probar y registrar las configuraciones de digitalización para garantizar que tu empresa cumpla con los requisitos de conformidad y otros.
Haz una lista de posibles socios para llevar a cabo la transición. Pasar del papel al mundo digital y gestionar archivos parece una tarea sencilla, sobre todo para colaboradores con amplio conocimiento del archivo de la empresa. Sin embargo, la realidad no es tan simple. Existen varias complejidades, la principal es: un paso en falso puede exponer información confidencial de socios o instalar un sistema de gestión de documentos que no funcione, obligando a retroceder a cero.
Por lo tanto, si determinas que la externalización es el camino a seguir, es momento de contactar a posibles socios. Haz una lista con los nombres de las principales empresas que puedan ayudar a tu negocio; cada una aportará beneficios, servicios exclusivos y enfoques distintos para el proyecto. Es importante analizar las cinco áreas principales, tales como:
No siempre ser 100% digital es la solución para todas las organizaciones. Por eso, es necesario investigar, analizar y conocer el trabajo que ofrecen las empresas de digitalización documental. Existen sistemas tecnológicos que pueden simplificar procesos complejos y aumentar la eficiencia sin afectar la calidad de los documentos.
Access es una empresa de digitalización documental que ha estado operando en el mercado por más de 20 años, de ellos 4 en Chile. Cuenta con experiencia global comprobada y actualmente trabaja con más de 40.000 clientes. Visita el sitio web y conoce los servicios de gestión de la información de la Access.
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