No hace mucho tiempo, la cantidad de papel en las oficinas era absurda y aún lo es en muchas empresas, con grandes archivadores. Y esto no representaba un gran problema, ya que la cantidad de información era mínima comparada con lo que ocurre en una oficina moderna.
Hoy en día, las empresas manejan una enorme cantidad de información en su rutina laboral y necesitan tener acceso rápido a esos documentos para atender las demandas de los clientes y del negocio. Así, los métodos tradicionales de gestión de documentos físicos ya no son eficientes, lo que exige la adopción de nuevas tecnologías para hacer estas tareas más ágiles e inteligentes.
El ritmo frenético del mundo moderno está redefiniendo la forma en que las empresas trabajan y las personas se relacionan. Hoy, todos esperan respuestas rápidas a sus preguntas, y eso requiere que el acceso a los documentos se realice con la misma velocidad. Es decir, las empresas necesitan adoptar un nuevo enfoque, basado en tecnologías modernas, para hacer los procesos más eficientes.
Adoptar un sistema de gestión electrónica de documentos (GED) puede ayudar a simplificar y dar mayor agilidad al acceso a los documentos, los cuales pueden recuperarse siempre que sea necesario.
Las soluciones modernas de gestión documental permiten que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los documentos. La gestión de identidad y acceso (IAM) garantiza que únicamente ese usuario pueda acceder, modificar o imprimir determinado documento, proporcionando mayor visibilidad dentro del almacenamiento y evitando así que se extravíen o incluso sean robados.
Cualquier almacenamiento de documentos, ya sean físicos o digitales, implica riesgos de seguridad. Sin embargo, este riesgo se reduce mediante el uso de soluciones de gestión documental, que ofrecen protocolos de seguridad actualizados, automatizan procesos y hacen que su administración sea más sencilla.
Una solución de gestión documental permite que la información se comparta con mayor rapidez, mediante un simple clic, y exige que todos los departamentos mantengan siempre sus datos actualizados para evitar inconvenientes. Es decir, cualquier modificación en los documentos queda registrada para mantener el control.
Gran parte de las soluciones de gestión documental están alojadas en un almacenamiento en la nube, lo que garantiza a los empleados acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Precisamente por estar en la nube, el costo de uso se reduce, ya que no es necesario comprar licencias o hardware, además de disminuir el espacio físico requerido para el almacenamiento de los documentos.
No todas las empresas están realmente preparadas para embarcarse en una jornada de transformación digital que elimine el uso del papel en la oficina; para ello, deben seguirse algunas prácticas que hagan efectiva la estrategia.
Es fundamental que todos en la empresa ejecutivos, gerentes y demás empleados apoyen la iniciativa, ya que algunos procesos serán modificados o eliminados. Mantener un diálogo transparente, mostrando los beneficios que la transformación traerá a la empresa, es esencial para que el proyecto sea exitoso.
Antes de digitalizar todos los documentos, es necesario analizar la legislación vigente, comprender los tipos de documentos que posee la empresa y tener en cuenta que cada documento puede estar sujeto a diferentes normas de cumplimiento, con distintos plazos de retención. Con base en esta información, deben clasificarse para garantizar su conformidad en el futuro.
¿Cuáles son los objetivos de implementar una estrategia de transformación digital? Sin comprender claramente qué se espera de la tecnología, el riesgo de que algo salga mal es muy alto. Por lo tanto, una vez más, el diálogo entre todos en la empresa es fundamental para entender qué espera cada uno y detallar los beneficios de la digitalización de documentos. Con esta información, es posible crear el alcance del proyecto, enumerar los recursos necesarios para su implementación y gestionar eficientemente el presupuesto que se utilizará.
La gestión documental no es una tarea sencilla, pero puede hacerse más ligera con la adopción de enfoques y tecnologías innovadoras. Y Access puede ayudarte en este camino. Descubre cómo.
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