En los últimos años, las empresas han tenido que adaptar sus procesos para proteger los documentos de manera más eficiente. La adopción masiva del home office o del trabajo híbrido ha resultado beneficiosa para las empresas y los empleados, pero también ha abierto la puerta a un nuevo conjunto de riesgos cibernéticos que, hasta entonces, se controlaban únicamente dentro de una red compartida en la oficina.
Proteger documentos en el home office, por lo tanto, exige la implementación de algunas prácticas diferentes a las utilizadas cuando el equipo trabaja en la oficina. En lugar de usar solo la red interna y los dispositivos del lugar, el empleado puede acceder a documentos e información directamente desde sus propios dispositivos, en cualquier lugar, e incluso utilizando redes públicas disponibles en centros comerciales, cafeterías o en la vía pública.
A pesar de que las violaciones de datos mostraron una disminución en 2022 – un estudio de Surfshark revela que durante ese año se vulneraron 310,9 millones de cuentas frente a los 959 millones de 2021 – esto no significa que los hackers trabajen menos, sino que ahora concentran sus ataques en objetivos más lucrativos.
Esto deja claro que los desafíos siguen siendo muchos para proteger documentos y que, a medida que los empleados adoptan el modelo de trabajo híbrido y se desplazan en transporte público o trabajan desde lugares públicos, comprender los riesgos involucrados al manipular documentos entre el hogar y la oficina es esencial para reducir el acceso de los hackers a la información crítica y confidencial de la empresa.
Con el aumento del número de trabajadores remotos e híbridos, algunas prácticas pueden implementarse para reducir riesgos y proteger los documentos con mayor eficiencia.
Puede parecer algo básico hablar de la separación entre la vida personal y la profesional, pero muchas personas aún las mezclan, lo que puede representar riesgos para la seguridad de la empresa. Usar dispositivos personales para fines laborales tiene un impacto directo en las políticas de seguridad y hace mucho más compleja su aplicación. Normalmente, los dispositivos personales no cuentan con un nivel de protección adecuado, lo que representa riesgos de violación de datos y desperdicio de recursos cuando no se utiliza el equipo proporcionado por la empresa.
Con solo tener conexión a internet, el trabajo remoto puede realizarse de manera eficiente. Sin embargo, usar redes públicas de acceso puede traer riesgos innecesarios a los datos de la empresa. El uso de VPN o de Endpoints protegidos permite que el equipo de seguridad cibernética determine quién puede acceder a la red y a qué recursos, evitando posibles ataques de hackers.
Los documentos en papel son un punto débil al momento de proteger la información y pueden comprometer toda la estrategia de seguridad. Por lo tanto, para que el trabajo remoto o híbrido se realice de forma eficiente y segura, es fundamental digitalizar estos documentos y permitir únicamente el acceso digital.
Estos documentos deben almacenarse correctamente y establecer un cronograma de destrucción para eliminarlos conforme a la legislación vigente y al tipo de documento.
Normalmente, con un equipo híbrido, los empleados transportan sus dispositivos entre la oficina y el hogar. En ese trayecto, los dispositivos pueden ser robados o extraviados, aumentando el riesgo de filtración de datos. El cifrado protege esta información mediante contraseñas o claves, impidiendo que personas no autorizadas accedan a los datos.
Antivirus, firewall, autenticación de dos factores, protección de endpoints, VPNs. La tecnología existe para hacer que la tarea de proteger documentos sea más eficiente, reduciendo riesgos y fortaleciendo la ciberseguridad. Cuanto mayor sea la dificultad para que un ciberdelincuente invada la red, menor será la probabilidad de que se filtren datos confidenciales.
La capacitación es fundamental para proteger documentos y reducir el riesgo de ataques cibernéticos. Cuanta más información tengan los empleados sobre los diferentes vectores de ataque, más fácil será para ellos identificar posibles amenazas. Por eso, es necesario implementar un programa de formación que actualice regularmente al personal sobre las amenazas más recientes y cómo reconocerlas.
El aumento del número de personas trabajando de forma remota ha llevado a las organizaciones a buscar medios para flexibilizar el acceso a los documentos, haciendo sus procesos más eficientes y mejorando la transparencia y el cumplimiento normativo. Reducir el uso de papel, facilitar el acceso y el intercambio de documentos y hacer este proceso más seguro forman parte de la solución de gestión documental ofrecida por Access.
¿Pero cuándo considerar una solución de gestión documental (DMS)? La respuesta es simple: ahora. Si la empresa aún depende de procesos basados en papel, es esencial iniciar la digitalización de esos documentos. Si ya tiene procesos digitalizados, es necesario organizarlos para garantizar un acceso rápido y seguro.
Además, con la creciente digitalización por la que están atravesando la mayoría de las empresas, se vuelve fundamental crear y gestionar documentos de forma digital para garantizar una mayor productividad, un mejor servicio y experiencia al cliente, y reducir los costos operativos. Y, por supuesto, avanzar en la transformación digital contribuye a una ciberseguridad más eficaz.
Una solución de gestión documental permite proteger los documentos con mayor eficiencia, integrando controles de seguridad sólidos y garantizando el cumplimiento de las normativas regulatorias.
Cómo un DMS mejora la seguridad cibernética:
Por ello, cada vez más empresas recurren a Access para implementar una solución de gestión documental que satisfaga sus necesidades y, al mismo tiempo, aborde las preocupaciones emergentes en materia de ciberseguridad.
La solución de gestión documental de Access está diseñada para cumplir con las normas de conformidad establecidas por la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada en Chile, promoviendo una gobernanza de la información más eficiente. Permite gestionar documentos mediante políticas de acceso, retención y flujo, además de facilitar la consulta y administración de la información a través de FileBridge, que centraliza tanto los documentos físicos como digitales de la empresa.
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